PRIVACYVERKLARING
Als je bij Mantel solliciteert, zullen we je vragen om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken om je geschiktheid voor een vacante functie of stage te kunnen beoordelen. Mantel hecht veel waarde aan de privacy van haar sollicitanten. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de – Uitvoeringswet- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze Privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop Mantel de persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt met het oog op wervings- en selectieactiviteiten.
Introductie Mantel vindt de privacy van haar sollicitanten belangrijk. Persoonsgegevens worden door ons op een eerlijke en wettige manier verwerkt. Dit betekent dat Mantel persoonsgegevens verzamelt en verwerkt conform de eisen uit de van toepassing zijnde privacywetten.
Wat betekenen de termen in deze statement? In deze Privacyverklaringt worden de termen ‘persoonsgegevens’ en ‘verwerken’ veelvuldig gebruikt. Omdat het voor iedereen duidelijk moet zijn wat de termen in deze statement inhouden, volgen hieronder de definities:
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
Verwerken: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekendmaken door middel van verzending, verspreiding, of op andere wijze vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van persoonsgegevens.
Hoe worden jouw persoonsgegevens verzameld? Mantel verzamelt jouw persoonsgegevens rechtstreeks bij jou of door middel van formulieren en/of aangehechte CV’s via werkenbij.mantel.com. Ook verzamelen we jouw gegevens tijdens persoonlijke contactmomenten, telefoongesprekken en/of e-mail. Daarnaast ontvangen we jouw persoonsgegevens via een werving- en selectiebureau.
Mantel verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die je ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige, of filosofische overtuiging, eventueel lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven onthullen. Mocht het toch gebeuren dat Mantel gevoelige informatie over je verzamelt, dan wordt hiervoor uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming aan jou gevraagd.
Doeleinden van gegevensverwerkingen (Richtlijn) Persoonsgegevens die wij van jou ontvangen worden alleen gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. Mantel verwerkt jouw persoonsgegevens alleen voor wervingsdoelen. Onze wervingsdoelen zijn:
Het beoordelen van jouw geschiktheid voor een bepaalde functie, positie, opdracht of stage (in het geval van een gerichte sollicitatie);
Het vergelijken van jouw gegevens met de huidige vacatures of inhuuropdrachten bij Mantel (in het geval van open sollicitatie);
Communiceren met jou over de werving- en selectieprocedure;
Contact opnemen met jou om sollicitatiegesprekken in te plannen;
Het doorgeven van informatie aan jou over andere mogelijke relevante vacatures;
Indien onderdeel van de selectieprocedure: het uitvoeren assessment en screening;
Mantel kan jouw persoonsgegevens ook gebruiken voor het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces.
Rechtsgrond van de verwerking Mantel verwerkt persoonsgegevens van jou als sollicitant op basis van één van de volgende rechtsgronden.
Gerechtvaardigd belang Jouw sollicitatie wordt bij ons geregistreerd. Indien jouw sollicitatie leidt tot een selectie, heeft Mantel een gerechtvaardigd belang om alle nodige persoonsgegevens van jou te verzamelen die nodig zijn om je sollicitatie te kunnen beoordelen. Wij moeten immers kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de betreffende functie. Welke persoonsgegevens wij verzamelen, lees je hieronder.
Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelt Mantel persoonsgegevens met het oog op een te sluiten arbeidsovereenkomst, inhuurovereenkomst of een stageovereenkomst.
Toestemming Het komt voor dat een ‘zakelijke behoefte’ bestaat voor het bewaren van jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld als we jouw cv willen bewaren voor het geval er een geschikte vacature ontstaat. In deze gevallen zullen wij je om toestemming vragen. Wij bewaren je gegevens maximaal één jaar, na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken.
Categorieën van de gegevens Voor de hierboven genoemde doeleinden worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
Standaard informatie met betrekking tot jouw identiteit (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
Persoonlijke gegevens (geboorteplaats en –datum, nationaliteit, geslacht, hobby’s interesses);
Een foto van jou, voor zover je hier toestemming voor hebt gegeven. In deze situatie wordt opgemerkt dat, als je ongevraagd een foto verstrekt aan Mantel, wij er vanuit gaan dat wij jouw toestemming hebben om de betreffende foto te gebruiken voor wervingsdoelen;
Gegevens in verband met jouw professionele ervaringen;
Referenties;
Gegevens in verband met gevolgde opleidingen (diploma’s, certificaten, stages);
Talenkennis;
Eventuele andere persoonlijke gegevens die je deelt bij een sollicitatie;
Raadplegen social media platform, zoals bijvoorbeeld Linkedin en Facebook. De informatie die langs deze weg verkregen wordt, zullen tijdens het sollicitatiegesprek met jou worden besproken. Mantel maakt geen gebruik van beschikbare informatie over jou die duidelijk geen zakelijk karakter heeft en die niet noodzakelijk of relevant is voor de vacant gestelde functie.
Alle andere (dan hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt moeten worden.
Bewaartermijnen Mantel bewaart je persoonsgegevens voor de duur van de wervings- en selectieprocedure. Indien de sollicitatie niet leidt tot een arbeidsrelatie zullen wij jouw persoonsgegevens uiterlijk binnen vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure verwijderen uit onze database.
Mochten wij jouw persoonsgegevens langer willen bewaren, voor het geval een geschikte vacature ontstaat, dan zullen wij hiervoor toestemming aan jou vragen.
Toegang tot persoonsgegevens. Binnen Mantel is door middel van autorisaties en gebruikersprofielen bepaald welke medewerkers toegang hebben tot persoonsgegevens. Voor wervingsdoelen geldt dat bepaalde medewerkers binnen HR en de beoogde leidinggevenden toegang hebben tot jouw persoonsgegevens. Deze toegang is strikt gebaseerd op ‘need to know’ voor de doeleinden zoals hierboven omschreven. Daarnaast hebben de betreffende medewerkers zich te houden aan een geheimhoudingsbeding. Periodiek worden de autorisaties en gebruiksprofielen geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden Wij kunnen bepaalde gegevens van jou verstrekken aan derde partijen die diensten aan Mantel leveren. Bijvoorbeeld aan een screening-, assessment- of een werving- en selectiebureau.
Uiteraard verstrekken wij deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van het werving- en selectieproces. Voordat Mantel persoonsgegevens van een jou verstrekt aan een derde partij, wordt beoordeeld of deze derde partij voldoet aan de strenge beveiligingseisen. Hierover worden afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.
In bepaalde gevallen is Mantel zelfs verplicht om gegevens van jou aan derden te verstrekken, denk hierbij aan opsporingsautoriteiten.
Beveiliging van uw gegevens Met het oog op de bescherming van persoonsgegevens treft Mantel passende technische en organisatorische maatregelen. Deze maatregelen zorgen ervoor dat de opgeslagen gegevens van jou worden beschermd tegen onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies.
Het wervings- en selectieproces is zo ingericht dat we jouw persoonsgegevens optimaal kunnen beschermen. De maatregelen sluiten aan bij de aard van de gegevens en wat er technisch mogelijk en haalbaar is. Deze beveiligingsmaatregelen staan onder toezicht van interne én externe onafhankelijke auditors.
Doorgifte buiten de Europese Unie Mantel verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU). Laat Mantel verwerkers persoonsgegevens buiten de EU verwerken, dan vindt dit plaats volgens de regels die de EU daarvoor heeft vastgesteld. Als uitgangspunt geldt dat wij hierbij de EU Standard Contractual Clauses hanteren. Het niveau van privacybescherming is dan te vergelijken met de situatie bij gegevensverwerking binnen de EU.
Rechten van betrokkene Sollicitanten hebben op grond van de AVG verschillende rechten om hun privacy te waarborgen. Hieronder lees je welke rechten dat zijn:
Recht op inzage, verbetering/aanvulling of verwijdering van uw persoonsgegevens;
Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
Recht op bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens;
Recht om toestemming in te trekken voor de verwerking waarvoor expliciet om toestemming is gevraagd (bijvoorbeeld het langer bewaren van je CV);
Recht op overdraagbaarheid.
Het verzoek tot uitoefening van één of meer van de bovenstaande rechten kan schriftelijk worden ingediend bij Recruitment via: vacatures@mantel.com.
Voor zover dit binnen de wettelijke kaders mogelijk is, werken wij mee aan je verzoek. Indien je van mening bent dat niet volledig wordt tegemoet gekomen aan je verzoek, dan kan je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
Autoriteit Persoonsgegevens De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de AVG. Mantel valt onder het toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je op hun website. Mantel probeert altijd om samen met jou tot een goede oplossing te komen.
Contact Heb je vragen of een klacht over onze omgang met jouw persoonsgegevens, neem dan contact op met Recruitment via: vacatures@mantel.com.
Wijzigingen privacyverklaring Hoewel de hoofdlijnen onveranderd zullen blijven, kunnen we, in lijn met de privacywetgeving, wijzigingen aanbrengen in dit privacyverklaring. Bekijk deze dus af en toe. Dan blijf je op de hoogte van ons privacybeleid.